+34606455970 / +34669095574 info@detuatuformacion.es

Método GTD (Getting things Done de David Allen) & Remote work

It´s not only about IT Tools

 

#Teletrabajo &Productividad  #quedateencasa #trabajaencasa #aprendeencasa #enseñaencasa

  • El estado de alarma y confinamiento que estamos viviendo está generando nuevos hábitos en la forma en la que trabajamos, colaboramos, aprendemos y vivimos.
  • El trabajo en remoto se impone, y se hace necesario abrir nuevos espacios físicos y psicológicos que nos permitan conciliar nuestro trabajo con nuestra vida personal y familiar en tiempo record.
  • Esta situación de trabajo en remoto, no se corresponde con una situación de teletrabajo al uso, el estado de alarma y el confinamiento familiar generan situaciones nuevas que ponen a prueba nuestros límites y que no se resuelven solo con la incorporación de herramientas tecnológicas colaborativas, sino que se hace necesario un completo replanteamiento que nos ayude a adaptar nuestro trabajo y nuestra vida al nuevo entorno.
  • En esta nueva situación la productividad cambia de escala y se hacen necesarias herramientas y hábitos que nos permitan, en la medida de lo posible, mantener un ritmo de trabajo adecuado y reducir el estrés que esta nueva situación nos genera.
  • Uno de los métodos que recomiendo para conseguir incrementar la sensación de control sobre tu vida y tu trabajo es el MÉTODO GTD (Getting things done de David Allen). Hoy hablaremos de cómo aplicar “el método” a esta nueva situación de trabajo en remoto marcada por el confinamiento y situación de alarma.
  • ¿Cuáles son las principales características que caracterizan éste nuevo entorno de trabajo?
  • No es una situación de teletrabajo al uso, desarrollamos nuestras tareas conviviendo con nuestras familias (pareja, hijos,…), sin ningún contacto real “cara a cara” con nuestros equipos, colaboradores o clientes.
  • Estamos en una situación de multitarea constante, casa, deberes, entretenimiento,… Los límites entre la vida persona y profesional se disuelven, estando expuestos casi las 24 horas de día a nuevos impactos (llamadas, formaciones, whatsapp, reuniones,…).
  • Las reuniones virtuales se disparan en número y duración y nuestro espacio personal queda expuesto a través de sistemas de videoconferencias o calls, reuniones que se desarrollan en nuestros espacios privados.
  • El número de herramientas tecnológicas con las que trabajamos se multiplica, la curva del aprendizaje se acentúa obligándonos a aprender nuevas herramientas en tiempos record.
  • La multitud de canales de información dificultándonos la búsqueda y acceso a la información.
  • La situación de alarma genera preocupación, angustia e incluso ansiedad y en ocasiones pone en duda el propósito y el sentido de lo que estamos haciendo.
  • La ausencia de contacto “cara a cara” con nuestros equipos de trabajo y colaboradores hace que la comunicación sea más difícil y los problemas de entendimiento generen conflictos o problemas en el desarrollo de los proyectos.
  • La incertidumbre marca el estado de alarma, poniendo en duda si lo que estamos haciendo en cada momento nos lleva realmente a conseguir nuestros objetivos.
  • La nueva situación de incertidumbre hace que nos tengamos que replantear el alcance de nuestros objetivos y nuestra implicación en ellos.

¿Cómo podríamos aplicar el METODO GTD adaptando los 5 pasos a este nuevo entorno de trabajo? 

ESQUEMA DEL PROCESO GT:  Los cinco pasos

Paso 1.- Captura:  Acorrala tus asuntos pendientes

  • La imposibilidad de realizar contactos “cara a cara” ha abierto la puerta a nuevos canales a través de los cuales recibimos y compartimos la información (slack, zoom, Skype, hangout,…). Esta situación ha dado un cambio a la forma en la que nos organizamos, comunicamos y colaboramos con las personas con las que trabajamos
  • Multiplicar el número de canales de captura de la información abre la puerta a uno de los grandes ladrones de la productividad. “Dificultad de acceso a la información”
  • Un eficaz sistema de captura es el primer paso para que el método GTD funcione, os propongo algunas ideas que pueden ayudarnos a optimizar esta fase:
  • Reduzcamos el número de canales a través del que vamos a recibir o enviar la información. Pactemos con las personas con las que trabajamos qué canales utilizar.
  • Antes de enviar un mensaje, revisemos si todos los destinatarios necesitan recibir ese mail/slack/whatsapp…
  • Si trabajamos con diferentes proyectos, equipos o clientes y son varios los sistemas de entrada, hagámonos un pequeño mapa que nos ayude a identificar rápidamente donde encontrar los diferentes comentarios, instrucciones, actas, archivos o links que necesitamos en el futuro.
  • Antes de empezar a trabajar en remoto, acordemos con el equipo, colaboradores o clientes qué herramientas de comunicación vamos a utilizar y como vamos a guardar y compartir la información recibida o generada.
  • Asegurémonos de que todos los implicados hemos entendido y conocemos las herramientas a utilizar para comunicarnos compartir y guardar la información, si es necesario dibujemos un sencillo mapa y dejémoslo visible y accesible para todos.
  • Revisemos la lista de personas que convocamos a las reuniones, reduciendo las invitaciones a las imprescindibles.
  • Evitemos abrir o improvisar canales nuevos que se escapen de los circuitos habituales, si recibimos mensajes que no cumplen con el “mapa” acordado pidamos por favor que nos lo reenvíen a través de los canales establecidos.
  • Diseñemos nuestro sistema personal de captura donde registremos diariamente nuestras entradas. Un sistema que nos permita visualizarlas y procesarlas con eficacia. Podemos utilizar cualquiera de las herramientas que existen: Evernote, OneNote, GoogleKeep….
  • Aprovechemos el confinamiento y trabajemos con algún elemento de captura físico visual, pizarras, un gran papel kraft, prueba a dibujar…

Paso 2.- Clarificar :  Lleva tus entradas a 0

  • Es el momento de revisar nuestros asuntos y definir las acciones que necesitamos realizar para conseguir resolverlos.
  • El teletrabajo que estamos realizando no es un teletrabajo “al uso”, debemos incorporar nuevos elementos que nos permitan llevar a cabo nuestras acciones con los condicionantes que la situación establece. (Compartir nuestro espacio y tiempo con nuestras familias, trabajar con un estado de estrés y ansiedad ante la situación de incertidumbre o incluso sufrir el estado de aislamiento o ingreso de alguien cercano) Estas situaciones hacen que el entorno en el que estamos trabajando en remoto sea mucho más complejo y difícil tanto física como psicológicamente.
  • La situación de alarma genera un estado de incertidumbre, que hace que nos cuestionemos el horizonte en el que desarrollamos nuestra vida y nuestro trabajo, poniendo en duda si lo que hacemos es verdaderamente lo que tenemos que estar haciendo, ¿este proyecto va a salir adelante a pesar de las circunstancias? ¿Seguiré dentro de 3 semanas trabajando en lo mismo? ¿Cómo sé que este producto se va a ajustar a las necesidades de mi cliente? ¿Cómo puedo llevarlo a cabo desde casa?
  • Nuestras herramientas y el entorno de trabajo no es el mismo que en una situación de trabajo habitual, y hace necesario que nos replanteemos nuestras limitaciones y posibilidades, adaptando el alcance de nuestras acciones.
  • Es un cambio de escenario importante y debemos asumir que nuestra productividad no puede ser la misma que trabajando “cara a cara” o en una situación de teletrabajo habitual, intentando reducir estrés que nos produce no conseguir el mismo ritmo de trabajo, hay que tener calma y aceptar nuestra nueva situación .
  • Es un buen momento también para replantearse el propósito de lo que hacemos y el alcance que queremos darle a nuestros objetivos, aprovechemos para reflexionar, clarificar nuestros objetivos, establecer nuevos alcances y definir nuestras acciones en consecuencia.
  • Aprovechemos este momento para replantearnos nuestros asuntos, y hacernos preguntas poderosas: ¿Por qué esta este asunto abierto en mi vida? ¿Qué quiero conseguir con él?  ¿Cómo voy a conseguirlo? ¿Cuándo consideraremos que está conseguido?  ¿hasta dónde queremos/podemos llegar teniendo en cuenta nuestra nueva realidad.
  • Pongamos en común con nuestro equipo los asuntos pendientes, acordemos un nuevo alcance y definamos juntos cuales son las acciones con las que podemos contribuir cada uno a conseguir los objetivos.  Puede ser un buen momento para alinear los propósitos y los alcances individuales y grupales.
  • Redefinamos nuestras acciones en base a este nuevo alcance. Recordemos que definir acciones significa explicar “EN QUÉ CONSISTE HACERLA” y “CUÁNDO ESTARÁ ACABADA”.

  • Dejemos por escrito la definición de las acciones que vamos a realizar, y si trabajamos en equipo, es momento de establecer un espacio donde dejar constancia de las acciones definidas y el estado de estas. Recordad que la visibilidad del estado de las tareas facilita la confianza.  Existen  numerosas herramientas que nos pueden ayudar (Trello, Jira, Outlook, OneNote, evernote, Kanbanize,…)
  • No nos impongamos agendas cerradas para llevar a cabo las tareas, categoricemos acciones y trabajemos con listas abiertas y flexibles (hoy más que nunca trabajamos con horarios y escenarios sujetos a cambios, sobre todo si trabajamos con niños pequeños)
  • Establezcamos DEADLINES reales y alcanzables, propios y en equipo, facilita saber cuales son tareas críticas (de verdad), reduzcamos nuestro estrés evitando trabajar en la matriz de urgencia.
  • Y por supuesto utilicemos el árbol de decisión GTD para definir nuestra pila de acciones siguientes.:

Paso 3.- Organiza: Diseña tus propias alarmas y recordatorios.

  • La inseguridad que produce en no estar juntos físicamente impulsa una tendencia a compartir información de más, que se traduce en:
    • Inclusión innecesaria de personas en copia de mails
    • Reenvío de archivos “FYI”
    • Convocatorias a reuniones donde no somos necesarios.
  • Esta tendencia nos lleva a un estado de “sobreinformación” que merma nuestra productividad, nos genera inseguridad y eleva nuestro estrés
  • El hecho de que un gran número de organizaciones no contaran con un sistema organizado y eficaz para compartir la información y la documentación, ha hecho que muchas hayan tenido que “improvisar” espacios donde poder compartir la información, utilizando alguna de las muchas herramientas de colaboración que existen (slack, trello, googledrive, Dropbox, OneDrive, mail, …).
  • El hecho de trabajar con una gran cantidad de información distribuida en diferentes espacios y herramientas incrementa el riesgo de perder o duplicar información, o incluso de  acceder a información obsoleta, o versiones no actualizadas.  Estas situaciones abren la puerta grande a los grandes “ladrones del tiempo y la productividad”
  • Algunas técnicas que funcionan y que nos ayudan a Organizar nuestra información y nuestras tareas son:
    • Cuando trabajemos con diferentes proyectos, equipos o clientes, hagámonos un pequeño mapa que nos ayude a identificar rápidamente donde encontrar los diferentes comentarios, instrucciones, actas, archivos o links que necesitamos. Seamos rígidos con el guardado y nombrado de los ficheros.
    • La clave está es definir y respetar los sistemas de captura definidos.
  • Antes de empezar a trabajar en remoto, acordemos con el equipo, colaboradores o clientes como y donde vamos a guardar y compartir la documentación y asegurémonos de que todos los miembros del equipo lo conocemos,  dibujemos un sencillo mapa y dejémoslo visible y accesible para todos.
  • No debemos olvidar que nuestra vida profesional no se compone sólo de los proyectos actuales y las acciones siguientes, más que nunca debemos explorar nuevos proyectos a medio-largo plazo que nos permitan avanzar en nuestro desarrollo profesional.
  • En esta categoría de proyectos (medio-largo plazo) existen herramientas que nos permiten trabajar con mapas mentales y que pueden ayudarnos mucho a ir recopilando ideas e información sobre posibles proyectos, me gustan las herramientas como Canva, Mural, o Miro,.., o incluso un block de dibujo grande donde podamos dar rienda suelta a nuestra creatividad para plasmar ideas en diferentes mapas mentales.

Paso 4. Reflexionar:

El poder de la revisión diaria y semanal

Revisa si tu sistema de trabajo en remoto funciona:

  • Todos los días: Revisa los elementos básicos que marcan tu trabajo.
    • Calendario de reuniones: ¿Con quién y para qué me voy a reunir hoy?
    • Lista de acciones siguientes. ¿Cuál es mi lista de acciones siguientes? ¿En que estado están?
    • Actualiza diariamente el estado de tus acciones, tacha aquellas que estén realizadas.
  • Realiza un Café Virtual diario a las 9:00 – 9:30 el equipo puede actualizar el estado de las tareas mientras disfruta de un café.
  • Prepara un elemento que te permita visualizar el estado de las tareas. Puede ser muy motivador y eficaz diseñar elementos físicos visuales (Kanban, calendario) que nos ayuden a identificar de un vistazo que acciones siguientes tenemos en nuestra pila o que reuniones tenemos programadas para hoy.
  • Todas las semanas: Revisemos nuestro “MAPA” de sistemas de captura y organización.
  • ¿Cómo (con que herramientas) nos estamos comunicando con las personas con las que trabajamos?
  • ¿Dónde estamos guardando / compartiendo la documentación?
  • ¿Funciona nuestro sistema?
  • ¿Qué obstáculos me estoy encontrando?
  • ¿Cómo podemos mejorarlo?
  • ¿Están nuestros asuntos y proyectos bien definidos en alcance y propósito?
  • ¿Tenemos algún elemento nuevo que nos haga replantearnos nuestros asuntos, objetivos a corto, medio o largo plazo?
  • Hay herramientas para trabajar con mapas mentales que pueden ayudar mucho a definir proyectos a medio-largo plazo que te permiten tenerlos en tu sistema e ir explorando herramientas, información, etc… (Mural, Miro,..)

Paso 5. Actuar: Tomando las mejores decisiones para actuar

  • La categorización de las acciones cambia en una situación de trabajo remoto en estado de alarma.
  • Una categoría imprescindible es definir acciones en modo de conexión “ON”, para las que necesitamos estar conectados (trabajos de grupo, reuniones para decidir, para informar,…) y acciones en modo de conexión “OFF”, para las que se requiere concentración
  • Definamos muy bien las acciones, debemos conocer sin lugar a dudas en que consiste llevar a cabo las acciones siguientes que componen mi pila de acc. siguientes, confirmar que disponemos de las herramientas y la información necesaria, y sobre todo que están libres de dependencias para poder abordarse.
  • La reunión diaria (individual o grupal) es fundamental para revisar el “estado de la tareas” y confirmar su disponibilidad para poder llevarse a cabo.
  • Seamos honestos y transparentes con el desarrollo de nuestras tareas, la transparencia es el gran potenciador de la confianza.
  • Seamos cuidadosos en la comunicación con los demás y respetuosos con la disponibilidad de tiempo, recordemos que nuestra productividad y la de los demás no puede ser la misma
  • Diseñemos iconos amigables que nos identifiquen
  • Identifiquemos muy bien que acciones pueden hacerse “off line” y cuales son necesarias hacerlas “on-line”, establezcamos tiempos para ambos estados:
  • Hagamos saber a los demás (utilizando elementos digital) si estamos en modo Off y cuándo estaremos disponibles, facilitemos la colaboración y evitar conflictos en el trabajo en equipo.
  • En relación a la multitud de llamadas y las videollamadas que se están produciendo estos días, algunas recomendaciones importantes son:
    • No podemos olvidar que todos estamos trabajando desde nuestras casas, nuestro espacio privado, seamos respetuosos con los modos “on” / “of”
    • Debemos confiar y facilitar la confianza para que todo funcione.
    • Si trabajamos en equipo, fijemos una reunión breve (15-20 minutos) diaria de revisión de tareas con el equipo, respetando los horarios (no es recomendable convocar una reunión antes de las 9:00 o después de las 17:00)
    • Redactemos un pequeño manifiesto con nuestros equipos-colaboradores y clientes para establecer unas normas elementales para la colaboración, por ejemplo:

Manifiesto para la colaboración en remoto


  1. Antes de llamarme, comprueba mi estado ON/OFF o pídeme confirmación por whatsapp /mensajería interna
  2. Si vas a convocar una reunión adjunta a la convocatoria un pequeño brief con el propósito de la reunión, el outcome que queremos generar y la ubicación de la información relacionada.
  3. Si no soy imprescindible en la reunión no me convoques
  4. Una reunión virtual no puede durar más de 45 minutos
  5. Las reuniones se harán a través de …. (Zoom, Hangout, Skype, Webex…)
  6. Hagamos sólo las llamadas imprescindibles
  7. Revisemos nuestros mensajes al menos 3 veces al día
  8. Respetemos los estados “Off”

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies
Abrir chat
A %d blogueros les gusta esto: